هنگام نصب سامانه ال ام اس به چه نکاتی توجه کنیم؟

با گسترش روزافزون ارتباطات آنلاین، این روزها سامانه‌های آموزش مجازی رونق فراوانی پیدا کرده‌اند. پیاده سازی موفق یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS)، از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها، دانشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها و سایر مراکزی است که به صورت مجازی فعالیت می‌کنند.

انتخاب درست و خرید یک LMS، تنها بخشی از فرآیند پیاده سازی سیستم مدیریت یادگیری است. برای برخورداری کامل از مزایای این سیستم باید بتوانید آن را به طور موثر در سازمان خود پیاده سازی و اجرا کنید. در مطالب گذشته راجع به ال ام اس، ویژگی‌ها و مزایای آن صحبت کردیم. در این مطلب قصد داریم به بررسی نکات پیاده سازی و نصب سامانه ال ام اس بپردازیم.

اما نصب سامانه ال ام اس را از کجا شروع کنیم؟ چگونه وارد سامانه ال ام اس شویم؟ رعایت چه نکاتی پیاده سازی و نصب سامانه ال ام اس را ساده‌تر می‌کند؟ در این مطلب به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

مراحل اجرا و نصب سامانه ال ام اس

برای اطمینان از اجرای صحیح LMS این مراحل را دنبال کنید:

اهداف کسب و کار را شناسایی کنید

قبل از شروع کار، اهداف را مشخص کنید. بهتر است برای اهداف مورد نظر یک جدول زمانی طراحی و تهیه کنید. معمولا اهداف در دو دسته «اهداف ضروری» و «اهداف ایده آل» قرار می‌گیرند. این دسته بندی به شما کمک می‌کند اول به سراغ اهداف مهم و ضروری بروید و بعد از آن اهدافی که اهمیت کم‌تری دارند را مورد توجه قرار دهید.

یک تیم مجرب و مسلط تشکیل دهید

پس از تعیین اهداف، در این مرحله باید یک تیم تشکیل دهید تا فرآیند نصب سامانه ال ام اس و اجرای آن را رهبری کند. بهتر است از بخش‌های مختلف سازمان مانند بخش مدیریت، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، آموزش و… نمایندگانی در این تیم حضور داشته باشند.

تیم را به خوبی پشتیبانی کنید

همه می‌دانیم سیستم مدیریت یادگیری برای هر سازمانی تا چه حد لازم و ضروری است، بنابراین به خدمات پشتیبانی بی قید و شرط نیاز دارد. البته برای دریافت حمایت‌های لازم باید سعی کنید مدیران سازمان را در جریان همه مراحل کار قرار دهید.

مطمئن شوید که برنامه ال ام اس، با نیازهای شما تناسب دارد

برنامه اجرای نرم افزار آموزش مجازی باید ساده، روان و انعطاف پذیر باشد. این برنامه با گذشت زمان نیاز به تکامل و به روز رسانی خواهد داشت. شما باید براینصب سامانه ال ام اس و اجرای سیستم مدیریت یادگیری، یک جدول زمانی طراحی کنید. در این جدول لیستی از تمام کارهایی که ممکن است در طول فرآیند پیش بیاید، نوشته می‌شود.

همچنین لازم است تمام اطلاعات لازم برای تنظیمات LMS، شامل مشخصات پروفایل کاربری، تنظیمات امنیتی LMS، نقش سرپرستان و ساختار دوره آموزش الکترونیک را نیز در آن قرار دهید.

روی محتوای آموزش الکترونیکی با کیفیت و مطلوب سرمایه گذاری کنید

حتما در سیستم ال ام اس خود محتوای الکترونیکی جذاب و باارزش قرار دهید. همچنین در طی روند آزمایش نرم افزار، حجم زیادی از مطالب را بارگذاری کنید تا از توانایی سیستم در دستیابی به اهداف خود مطمئن شوید.

برای ارائه آموزش‌های لازم، استراتژی مناسب تدوین کنید

قبل از اجرای برنامه LMS، باید مطمئن شوید که برای آموزش مدیران، مدرسان و کارمندان سازمان، مواد آموزشی مناسبی تهیه کرده‌اید. بهتر است این مواد آموزشی را در قالب یک طرح آموزشی یک صفحه‌ای طراحی کرده و ارائه دهید. این طرح آموزشی، علاوه بر نحوه استفاده از LMS، زمان استفاده از آن را نیز شامل می‌شود. پس از پایان یافتن دوره آموزشی، تیم شما باید در رابطه با موضوعات آموزشی، دانش عمیق و آگاهی کافی داشته باشد.

از حمایت سهامداران استفاده کنید

ذینفعان سازمان، افراد یا گروه‌هایی هستند که به طور مستقیم یا غیر مستقیم تحت تاثیر نصب سامانه ال ام اس قرار می‌گیرند. بهتر است ذینفعان سازمان را بشناسید و اهمیت وجود آن‌ها را درک کنید. بدانید که اگر این افراد پشتیبانی خود را از سیستم LMS شما بردارند، به احتمال زیاد این سیستم از بین می‌رود. این موضوع به معنی هدر رفتن زمان و هزینه است.

تیم IT سازمان را آماده کنید

تیم فناوری اطلاعات، مسئولیت انتقال موثر داده‌ها و سایر وظایف مرتبط با فناوری اطلاعات در طی مراحل نصب و پیاده سازی LMS را بر عهده دارد. این موارد شامل پیکربندی سیستم، هویت نرم افزار، مدیریت امنیت داده‌ها و… است. در صورتی که تیم IT برای این موارد، آمادگی لازم را نداشته باشد، نصب سامانه ال ام اس و اجرای آن کار سخت و پرخطری خواهد بود.

از پیکربندی مناسب نرم افزار مطمئن شوید

در نظر گرفتن نیازهای کسب و کار شما، بخش اصلی فرآیند نصب و پیاده سازی سامانه LMS است. بنابراین تیم شما برای عملکرد مناسب، به درک دقیق و کاملی از اطلاعات و فعالیت‌های سازمان نیاز دارد.

کانال‌های ارتباطی مناسبی ایجاد کنید

بهترین راه برای روند استقرار سریع و آسان سیستم LMS، ایجاد کانال‌های ارتباطی مناسب است. هر بخش از سازمان باید در ایجاد محتوایی که در سیستم LMS یکپارچه می‌شود، نقش داشته باشد. به عنوان مثال، بخش منابع انسانی باید بتواند داده‌های مربوط به فرآیند اجرای خود را به خوبی ارائه دهد.

همچنین، بهتر است با مشارکت ذینفعان اصلی، گروه‌های متمرکز و راه‌های ارتباطی کارآمدی ایجاد کرده و مهم‌ترین نیازها، مشکلات و اهداف کسب و کار خود را درک و شناسایی کنید.

اطلاعات را به سامانه LMS وارد کنید

در این مرحله باید داده‌ها و اطلاعات را به سامانه ال ام اس سازمان وارد کنید. برای اینکه ورود به سامانه ال ام اس را درست انجام دهید، باید علاوه بر تیم فناوری اطلاعات سازمان خود، از فروشنده LMS نیز کمک بگیرید. اطلاعات پروفایل‌های کاربری، دوره‌های آموزش آنلاین و داده‌های دوره از جمله مواردی هستند که حتما باید به سامانه ال ام اس جدید منتقل شوند.

برای کار با سیستم LMS آماده شوید

چه از قبل تجربه کار با سامانه ال ام اس قدیمی سازمان را داشته باشید و چه به تازگی نصب سامانه ال ام اس را انجام داده باشید، موقع شروع کار کمی ناوارد خواهید بود. بنابراین باید زمانی را برای یادگیری روش کار با این سامانه اختصاص دهید. بهتر است پیاده سازی سامانه ال ام اس خود را تا جای ممکن ساده نگه دارید و با روش‌های مطمئن از آن استفاده کنید. به این ترتیب، کم کم به آن عادت خواهید کرد.

سیستم LMS را قبل از ارائه به کاربران، آزمایش کنید

خودتان را جای کاربران قرار دهید و همه کارهایی که احتمال می‌دهید در سیستم انجام دهد را انجام دهید، تا مطمئن شوید همه چیز کاملا مرتب است و طبق برنامه پیش می‌رود.

حتی می‌توانید تمام کارهای معمول کاربران را بنویسید و آزمایش این کارها را به تیم تست نرم افزار ارجاع دهید.

و در انتها…

سیستم مدیریت یادگیری یکی از بهترین سرمایه‌گذاری‌هایی است که این روزها می‌توانید برای آموزش کارمندان و ارتقای دانش و آگاهی آنها انجام دهید. نصب سامانه ال ام اس، به همراه اجرای واقعی و موفقیت آمیز آن می‌تواند یک اقدام مفید سودآور برای کسب و کار شما باشد.